Migración

Migración desde Excel: checklist para no perder datos

Limpieza de catálogos, RFCs válidos, códigos SAT, saldos iniciales y validación post-carga. Lo que hay que revisar antes de subir tu Excel a un sistema nuevo.

Por Heriberto Varela G. · Publicado el 3 de septiembre de 2026

El miedo más común al cambiar de Excel a un sistema no es aprender la pantalla nueva — es perder información que llevas años acumulando: el cliente que siempre paga tarde pero compra mucho, el producto que se vende bien aunque nadie se acuerde de reordenarlo. Ese miedo es válido, y la manera de resolverlo no es "confiar y ya", es limpiar tu archivo antes de subirlo. Aquí va el checklist con el que de verdad se evita perder algo en el camino. (Si todavía no decides dar el paso, empieza por cuándo dejar Excel.)

Antes de subir nada: limpia el archivo

Los datos que sí o sí necesitas revisar

Cómo se sube sin saber de sistemas

En el plan Gratis, tanto artículos como clientes se cargan desde un archivo CSV directo desde su pantalla de catálogo — no hace falta que alguien de sistemas te ayude. Si el archivo trae un posible duplicado (un RFC o un nombre que ya existe), el sistema no lo rechaza en silencio: te avisa con un aviso claro de "posibles duplicados" para que decidas tú si son la misma cosa o no. En los planes Profesional y Empresarial, el equipo de ERPCauce carga el catálogo por ti y te da una sesión de capacitación, para quien prefiere no tocar ni un CSV.

Lo que casi nadie migra bien: el costo y los saldos

Dos cosas se quedan fuera de casi toda migración y las dos se pagan caro después:

• El costo de lo que ya tienes en el almacén. Si subes las existencias sin su costo, todo lo que vendas de ese inventario sale con costo cero y tu reporte de utilidad miente desde el primer día. Por eso el archivo de artículos acepta una columna costo, y si no la traes, el sistema te lo dice al terminar la carga en vez de dejarlo pasar.
• Lo que ya te deben y lo que ya debes. Sin eso arrancas como si nadie te debiera nada. En Cobros y en Por pagar hay una carga de saldos iniciales por CSV: cliente o proveedor, folio del sistema anterior, fecha, vencimiento y saldo. Entran como saldo inicial —se cobran igual que cualquier factura, pero no se timbran, porque ese comprobante ya lo emitiste antes, y no te consumen las facturas de tu plan—. Antes de escribir nada te muestra cuántos documentos y cuánto suman, para que compares con tu Excel.

Si un cliente o un proveedor del archivo de saldos todavía no existe en su catálogo, el sistema te dice cuál es en vez de darlo de alta con datos inventados: primero el catálogo, luego los saldos.

Valida después de cargar, no antes de dormir tranquilo

Una vez subido, no lo des por bueno a ojo: revisa que el total de existencias por artículo coincida con tu último inventario físico, que la suma de tu cartera cuadre con lo que sabías que te debían, y factura una venta de prueba para confirmar que RFC, código postal y claves del SAT están correctos antes de tu primera factura real. Si algo no cuadra, es mucho más barato corregirlo en ese momento que dos meses después, cuando ya se mezcló con operación nueva.