El sistema para tu renta: los días, el depósito y el equipo que anda fuera

• Le rentaste a dos clientes la misma máquina, porque nada decía que ya andaba fuera.
• El depósito se mezcló con la venta del día y al devolverlo nadie sabe de dónde sale ni cuánto era.
• La discusión de los días. «Me la llevé el martes en la tarde y la traje el jueves temprano»: sin una regla escrita, cada cobro se negocia.
• El retraso no se cobra porque da pena, y ese equipo no se le pudo rentar a nadie más.
• El daño se descubre tarde, cuando el cliente ya se fue con su depósito completo.
• No se sabe qué deja cada equipo, ni cuál se renta todos los fines de semana y cuál lleva tres meses parado.

• El equipo sale del almacén mientras está rentado: baja de la existencia al salir y regresa al devolverse. Es lo que impide que el mostrador le venda —o le rente a otro— la revolvedora que ya se llevaron.
• Días de calendario, con regla escrita: se cobran los días en que el equipo estuvo fuera, contando el de salida y el de regreso. Sale y regresa el mismo día, un día; sale el martes y regresa el miércoles a las nueve, dos —porque el miércoles ya no se lo pudiste rentar a nadie—. Cobrar por horas suena más justo y acaba en discusión en el mostrador.
• El depósito en garantía entra a la caja con su asiento, y se devuelve al regresar el equipo menos lo que se descuente por daños. No es anticipo de la renta: mezclarlos es la forma más rápida de que el cliente sienta que le robaron.
• El retraso se cobra como más días, no como multa: es lo que dejaste de rentarle a otro, y sale calculado sin que nadie tenga que pelearlo.
• Los daños se capturan con su explicación y se descuentan del depósito; si se lo comen y todavía falta, la diferencia se suma a lo que hay que cobrar. El depósito nunca queda en negativo.
• La cuenta al devolver: días, días de retraso, importe de la renta, cargo por daños, depósito a devolver y lo que queda por cobrar, todo en la misma pantalla.
• Lo que queda por cobrar entra a la cartera de siempre, con el folio de la renta, el equipo y los días en la nota, para que se cobre como cualquier otra cuenta del cliente.
• Quién está rentando qué, en una lista: filtras por estado —apartada, en renta, devuelta, cancelada— o por cliente, y ves qué anda fuera y desde cuándo.
• Apartar para una fecha futura: «¿me guardas el andamio para el sábado?» se contesta con el tablero de qué hay libre en ese periodo, que dice cuántos tienes, cuántos están comprometidos y con qué rentas chocan. El equipo apartado sigue en el almacén hasta que de verdad sale, así que se lo puedes rentar hoy a alguien que lo regrese antes.
• No se aparta dos veces lo mismo: si pides dos y solo hay uno libre esos días, el sistema lo dice con números —cuántos pides, cuántos quedan y entre qué fechas—, no con un «no se puede».
• Contrato para firmar, en PDF: sale de la renta con las partes, el equipo y su clave, las fechas, la tarifa, el depósito y las condiciones —los días de calendario, el depósito que es garantía, el retraso cobrado como más días—. No se teclea dos veces lo que ya está capturado.
• La cuenta sale con su IVA desglosado y sus renglones: uno por los días de uso, con los días y el retraso escritos, y otro por los daños que el depósito no alcanzó a cubrir. Nace en borrador, para que una persona la revise antes de timbrarla.
• Cada movimiento queda en la bitácora con quién lo hizo: quién entregó, quién recibió, quién capturó el daño. Una renta se puede cancelar y el equipo regresa a su existencia, con rastro.
• El mismo catálogo, el mismo cliente, la misma caja: la renta no es un sistema aparte. El equipo es un artículo, quien renta es un cliente con su crédito y su cartera, y el dinero entra a las mismas cuentas que todo lo demás.
• Garantía, mantenimiento y refacciones del equipo se llevan con la orden de servicio de siempre cuando la máquina se descompone.
• Calendario del mes: cada equipo en una fila y cada día en una columna, con cuántos quedan libres y con qué rentas, para planear la semana de un vistazo.
• Mantenimiento programado: a cada equipo le pones cada cuántas rentas o cuántos días rentado le toca servicio, y la pantalla te dice a cuál ya le toca y cuánto ha trabajado desde el último.
• Tu propio contrato: cargas el texto de tu abogado con campos como el cliente, el equipo o el depósito, y el PDF sale con tus cláusulas y los datos de la renta ya llenos.

1. El cliente se lleva la revolvedora: capturas la salida, el regreso pactado, la tarifa por día y el depósito que deja.
2. El depósito entra a la caja con su asiento y el equipo baja de la existencia: ya no se le puede rentar a nadie más.
3. El jueves la trae con un día de retraso y una manguera rota.
4. Capturas el regreso y el daño con su explicación; la cuenta sale sola: tres días, uno de retraso, el cargo del daño y lo que hay que devolverle.
5. Le regresas su depósito menos el daño, con su asiento de salida en la misma cuenta por la que entró.
6. Lo que quedó por cobrar se va a la cartera con el folio de la renta, y el equipo vuelve a estar disponible.

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