El sistema para tu distribuidora: la ruta, la lista y el catálogo entero

• El proveedor sube su lista y nadie la captura. Cuatro mil claves no se abren una por una, así que se sigue vendiendo al precio del año pasado y la utilidad se va sin que nadie la vea irse.
• Cada cliente paga distinto —la tienda, la escuela, la oficina— y el descuento se calcula de memoria, distinto cada vez, según quién atienda.
• El pedido levantado en la calle no llega. El preventista lo anotó donde había señal, la aplicación falló y el almacén se enteró a mediodía.
• El repartidor regresa con dinero y con devoluciones y cuadrar la ruta es una hora de sumas a mano.
• El pedido surtido a medias se olvida. Se entregaron las resmas, quedaron pendientes los cuadernos y nadie lo tiene apuntado.
• La oficina paga a 30 días y saber quién debe, cuánto y desde cuándo depende de la memoria del que cobra.

• Cambio de precios en bloque: cuando el proveedor manda su lista nueva, subes o bajas un porcentaje a todo un grupo o a una lista de claves, o cargas su archivo CSV con clave y precio para que pise lo que ya existe, con redondeo al peso o al centavo y vista previa antes de aplicar.
• Listas de precios por tipo de cliente: mayoreo, media docena y mostrador pagan distinto sin que nadie calcule nada, y el precio fijo por artículo gana cuando lo hay. No se suman entre sí: cada quien paga el más barato.
• Presentaciones del mismo producto: la caja de 12, la paca y la pieza suelta son la misma clave con su factor y su código de barras. Vendes como quieras y el inventario se lleva en una sola unidad.
• Granel por litro o por kilo para el cloro, el jabón y el desengrasante que se despachan de la garrafa: la existencia baja en la unidad chica y el bidón abierto se va gastando de verdad.
• Preventa que no depende de la señal: el preventista levanta el pedido en la calle aunque no haya internet y el teléfono lo guarda con su propia clave de envío. Si la respuesta se pierde y reintenta, el almacén no recibe el pedido dos veces.
• Rutas con paradas ordenadas por geografía: la hoja del día se reordena saliendo de la bodega y te dice cuántos kilómetros ahorra contra el orden en que se capturaron. Necesita que los clientes tengan sus coordenadas; los que no las tengan se quedan al final, en el orden que les pusiste.
• Lo que se cobra en la puerta y las devoluciones del día se anotan parada por parada, y al regresar se liquida la ruta contra lo que trajo el repartidor: la diferencia queda registrada, no discutida.
• Pedidos con avance: cada uno muestra cuánto llevas surtido y cuánto facturado, y lo confirmado que sigue pendiente aparece con los días que lleva esperando. Puedes entregar y facturar por partes sin perder el pendiente.
• Crédito con su límite y sus días por cliente, abonos parciales contra la factura y cartera que dice quién debe, cuánto y desde cuándo, con su antigüedad.
• Tu cliente pide solo, con sus precios: desde su ficha le mandas por WhatsApp su liga personal a la tienda en línea. Ahí ve el precio de su lista y su mayoreo por cantidad y el crédito que le queda, y su pedido te llega a su nombre para confirmarlo. Si la liga se reenvía a quien no debía, la cambias por una nueva y la anterior deja de servir.
• Comisión del preventista sobre lo vendido o sobre lo cobrado, tú eliges por vendedor. Sobre lo cobrado, la factura a 30 días le cuenta en la quincena en que el cliente pagó, sin IVA; el reporte de comisiones dice cuánto le toca a cada quien.
• Complemento de pago (REP) para lo que se factura a crédito y se cobra después, que es casi todo en este giro.
• Catálogo grande sin sufrirlo: importación por CSV para dar de alta miles de claves, búsqueda por clave, descripción o código de barras, y etiquetas con código de barras en hoja adhesiva o en rollo.
• Punto de reorden por clave con el semáforo de lo que está bajo, y el reporte de lo que lleva 3, 6 o 12 meses sin venderse, con su valor.
• Varios almacenes con traspasos: la bodega y el mostrador pueden ser lugares distintos, con su kardex por clave y su conteo físico.
• CFDI 4.0 con su uso y su forma de pago, notas de crédito por devolución y factura global para lo poco que sale sin RFC.

1. Llega la lista nueva del proveedor: cargas su CSV o le subes el porcentaje a todo el grupo, revisas la vista previa y aplicas.
2. El preventista sale a la calle y levanta pedidos aunque se le caiga la señal; al volver a tener internet, entran solos y sin duplicarse.
3. El almacén surte lo que hay; lo que falta se queda como pendiente, con sus días a la vista.
4. Se arma la ruta del día con sus paradas en orden y sale la camioneta.
5. En la puerta se cobra, se anotan las devoluciones y se entrega la mercancía.
6. Al regresar se liquida la ruta contra lo que trajo el repartidor, y lo que quedó a crédito se ve en la cartera con su antigüedad.

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