Para tu giro
El sistema para tu farmacia: lo que vence primero sale primero y cada controlado queda en el libro
Caducidades por lote, receta en el mostrador y libro de controlados con su lote, sin cuaderno aparte. Del recibo del laboratorio a la factura global.
En una farmacia el dinero no se va en una venta grande: se va en la caja de antibiótico que caducó al fondo del anaquel, en el lote que el laboratorio retiró y nadie encontró a tiempo, y en el libro de controlados que se llena a mano al final del turno, cuando ya nadie recuerda qué receta amparó qué salida.
Lo que se rompe primero en una farmacia
- Lo que caduca se descubre tarde. Se vende lo que está al frente y lo de atrás vence sin que nadie lo vea.
- Un retiro de lote es buscar a ciegas. El laboratorio avisa y hay que revisar caja por caja qué lote hay y en qué sucursal.
- El libro de controlados va por fuera. Una libreta aparte del sistema, que no cuadra con lo que salió del anaquel.
- La receta se vuelve a usar. Sin registro, la misma receta retenida puede surtirse dos veces en turnos distintos.
- Mitad del ticket va a tasa 0 y mitad al 16%. Medicamento y perfumería en la misma venta, y la factura global tiene que desglosarlo bien.
Cómo lo resuelve ERPCauce
Todo esto viene incluido desde el plan gratuito; no hay módulos que comprar por separado.
- Lotes con caducidad: cada lote entra con su código y su fecha al recibir la mercancía, la salida toma primero lo que vence antes y la pantalla avisa lo que está por vencer.
- Retiro de lote: el lote que retira el laboratorio se marca desde la ficha del producto y deja de venderse; si se marcó por error, se deshace.
- Canje de caducados con el laboratorio: lo vencido sale de lo que se vende y se le manda al laboratorio en un canje con lo que costó; se anota qué reconoció y el folio de su nota de crédito, o si repuso las piezas. Lo que no reconoció es merma y entra al costo del periodo.
- El intercambiable a la mano: cada medicamento lleva su sustancia activa y, cuando no hay del de patente, el mostrador ofrece los que tienen la misma sustancia y concentración, con su existencia y su precio.
- Precio máximo al público: capturas el precio impreso en la caja y nada lo pasa —ni la ficha, ni el cambio de precios en bloque, ni la lista del cliente en el mostrador—.
- Receta en el mostrador: el producto marcado como controlado no se cobra sin folio, médico, cédula y fecha; la receta retenida no se vuelve a surtir y sin internet los controlados no se venden.
- Libro de controlados sin libreta: cada salida queda con su lote y su receta, las devoluciones en negativo y lo cancelado anulado, nunca borrado; lo consultas por fechas y lo descargas en CSV.
- IVA por artículo: medicamento a 0%, perfumería al 16% y, si aplica, IEPS; el ticket y la factura global lo desglosan como corresponde.
- Caja y pieza como un solo artículo: vendes el blíster o la caja completa y la existencia se convierte sola.
- Punto de reorden por artículo y pronóstico nocturno que arma la lista de lo que hay que pedir.
- Factura global al público en general con su nodo de información global, y la factura al cliente que la pide, desde el mismo ticket.
Un día en la farmacia, paso a paso
Del recibo del laboratorio al libro de control, sin capturar dos veces:
- Llega el pedido del distribuidor: recibes contra la orden de compra, capturas el lote y la caducidad, y el inventario sube.
- Vendes en el mostrador con el lector: sale primero el lote que vence antes.
- Llega una receta de controlado: la capturas antes de cobrar y la salida queda en el libro con su lote.
- Al cliente que pide factura se la timbras desde su ticket; lo demás va a la factura global.
- Cierras el turno con su corte de caja.
- Revisas el libro de controlados del periodo y lo descargas para tu responsable sanitario.
Lo que ERPCauce no hace, dicho de frente
No se conecta con la autoridad sanitaria. El libro de controlados sale en PDF con el formato de la norma, pero no se envía nada a COFEPRIS, no hay receta electrónica y el libro autorizado lo sigue firmando tu responsable sanitario.
Los controlados se venden solo en el mostrador. Un pedido, una cotización, una factura capturada a mano o un apartado no los aceptan, porque ahí no hay receta que registrar.
Tampoco maneja expediente clínico, consultorio ni programas de lealtad de laboratorios. El cargo a tarjeta se sigue haciendo en la terminal del banco y aquí se registra, aunque el depósito se concilia solo, con su comisión.
Y no lleva contabilidad ni nómina: emitimos los CFDI y tu contador trabaja con ellos en su propio sistema.
Preguntas de este giro
Sí. Cada lote entra con su código y su fecha de caducidad al recibir la mercancía, la salida toma primero lo que vence antes, la pantalla avisa lo que está por vencer y un lote retirado por el laboratorio deja de venderse.
Marcas el producto con su grupo en la ficha y el mostrador ya no lo cobra sin receta: se captura folio, médico, cédula y fecha. Cada salida queda en el libro de control con su lote, la receta retenida no se vuelve a surtir y una devolución o una cancelación se anotan sin borrar nada. Las reglas de surtido las valida tu responsable sanitario.
Sí. Cada artículo lleva su propio IVA: los medicamentos a 0% y la perfumería o los dulces al 16%. El ticket, la factura y la factura global lo desglosan como corresponde.
Sí, en PDF. El libro sale con los datos que pide la norma: el registro de antibióticos con lo que marca el acuerdo del DOF del 27 de mayo de 2010, y las entradas y salidas de los grupos I a III con su receta, su médico y su existencia, listas para pasar al libro autorizado por COFEPRIS. No se envía nada a la autoridad ni hay receta electrónica: firmarlo y conservarlo sigue siendo de tu responsable sanitario.
Cero. El plan gratuito es permanente: 3 usuarios, 500 artículos, 2 almacenes y 50 facturas al mes, sin tarjeta. El plan Negocio cuesta $859 MXN + IVA al mes y el Profesional $1,259 con 15 usuarios y 10,000 artículos.
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