El sistema para tu papelería: mil claves de tres pesos que sí dejan

• No sabes qué te deja. Con márgenes de centavos y mil claves distintas, sin el costo real por producto estás adivinando cuál conviene surtir.
• La temporada te agarra sin mercancía o con demasiada. Se pide de memoria, y lo que sobra se queda un año entero ocupando dinero y anaquel.
• La existencia del sistema no es la del anaquel. Todo se mueve por piezas sueltas; cualquier salida sin registrar se acumula y para el mes ya no cuadra nada.
• Casi nadie pide factura. Hay que timbrar el resumen del mostrador con la periodicidad correcta, y eso se pospone hasta que urge.
• Las escuelas y las oficinas pagan después. Se entrega el pedido con una nota, la cuenta crece y nadie lleva la antigüedad real de lo vencido.

• Catálogo con SKU, unidad del SAT, precio y punto de reorden, con la existencia por almacén: mostrador y bodega pueden ser lugares separados.
• Qué te deja cada producto y cada familia: el reporte financiero desglosa venta, costo y utilidad por clave y por grupo, con el costo que sale del kardex con tu método de costeo, no un porcentaje estimado.
• Lo que lleva medio año en el anaquel: el valor del inventario al costo por grupo y la lista de lo que no se ha vendido en 3, 6 o 12 meses, más el semáforo de lo que está bajo de existencia.
• Factura global al público en general con su nodo de información global —diaria, semanal, quincenal, mensual o bimestral— y el receptor genérico del SAT.
• Listas de útiles por escuela, grado y ciclo: capturas la lista una vez, de ella armas el paquete que se vende en el mostrador y la cotización para los papás o para toda la escuela, y el año que entra la copias al ciclo nuevo para ajustarla en vez de empezar de cero.
• Crédito por cliente con límite, días y crédito disponible real, más antigüedad de cartera a 30, 60 y 90+ días.
• Promociones y mayoreo en el mostrador: el 3x2 de temporada se aplica solo al cobrar, y la caja de lápices cambia a precio de mayoreo en cuanto se llega a la cantidad.
• Corte de caja de efectivo aparte del banco: cuentas lo que hay, el sistema dice lo que debería haber, y queda constancia de la diferencia y de quién contó.
• Copias, impresiones y engargolados como artículos de servicio, en el mismo comprobante que la mercancía.
• El contador de la copiadora, cuadrado: anotas lo que marca la máquina al abrir y al cerrar, y el sistema lo compara contra las copias que se cobraron —la doble cara cuenta doble—. Lo que salió sin cobrar aparece en hojas y en pesos, descontando las pruebas y los atascos que anotes.
• Trabajos por encargo con su fecha: la tesis, el engargolado o las copias a color con material del cliente se reciben en el mostrador con o sin anticipo, se imprime su recibo con la fecha de entrega, se marcan listos en el tablero de trabajo y se cobra el resto al entregar.
• Punto de venta para la fila: el lector agrega el producto al ticket, cobras en efectivo con cambio, con tarjeta o por transferencia —o combinando—, y a la escuela o la oficina de siempre le puedes fiar con sus días de crédito y su límite. El ticket sale en tu impresora térmica de 58 u 80 mm y el cajón abre si la impresora está configurada para abrirlo al imprimir. Cada caja trabaja con su turno y su corte, lo que nadie pidió facturar va a la factura global y, si se cae el internet, sigues cobrando.
• Presentaciones con factor de conversión: la caja de doce y la pieza suelta son el mismo artículo, con una sola existencia que se convierte sola.
• Etiquetas con código de barras para lo que no trae el del fabricante, en hoja adhesiva o en rollo, con su clave y su precio.
• Paquete escolar armado: defines qué lleva y cuántas piezas de cada cosa, se cobra en un solo renglón —o con el lector, porque tiene su propio código— y el almacén baja cada producto. La pantalla dice para cuántos alcanza y qué se acabó.
• Libros en consignación: recibes lo que te deja la editorial sin que se vuelva deuda, el sistema dice cuántos toca liquidarle y al liquidar se crea la cuenta por pagar al costo pactado; lo que no se vendió se le devuelve desde la misma pantalla, y lo mal capturado se cancela.
• Número de serie por pieza, solo en los artículos donde importa.

1. Llega el proveedor: recibes la mercancía contra la orden de compra y el inventario sube solo, con su costo.
2. Cargas el XML de su factura: se crea la cuenta por pagar con sus partidas e impuestos, sin capturar renglón por renglón.
3. Vendes todo el día en mostrador: cada venta baja la existencia del almacén que corresponde.
4. Al que pide factura se la timbras al momento; el resto del día se acumula para la factura global.
5. La escuela pasa por su pedido de útiles: sale de la cotización que ya habías armado, se factura y queda a crédito con su fecha de vencimiento.
6. Cierras la caja de efectivo, aparte de las cuentas de banco, y al día siguiente el tablero te dice qué vendiste contra el mes pasado, qué te deja cada cosa, quién te debe y qué está bajo de existencia.

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