El sistema para tu refaccionaria: miles de claves y ninguna venta perdida

• No encuentras lo que sí tienes. La pieza está en la bodega pero el sistema —o la libreta— dice otra cosa, y la venta se va con el de enfrente.
• Capital dormido en anaquel. Miles de claves y ninguna forma clara de saber cuánto vale el inventario ni qué lleva un año sin moverse.
• El taller compra a crédito. La cuenta crece, se paga a medias y nadie lleva la antigüedad real de lo vencido.
• Los pedidos especiales se pierden. Se encarga la pieza al proveedor, llega, y nadie se acuerda de a quién era.
• Facturar al taller es capturar dos veces: primero la nota, luego todo otra vez para timbrar.

• Catálogo con SKU, unidad del SAT, precio y punto de reorden, con la existencia desglosada por almacén y el semáforo de reorden por artículo.
• Capital dormido a la vista: el reporte de inventario dice cuánto te costó lo que tienes guardado, por grupo de artículo, y lista las piezas que no se han vendido en 3, 6 o 12 meses, con su valor y su última venta.
• Kardex por pieza: cada entrada y salida con su costo y referencia. Cuando algo no cuadra, ahí está el movimiento exacto.
• Pedidos con avance: cada pedido muestra cuánto llevas surtido y cuánto facturado, y la vista de backorders lista lo confirmado que sigue pendiente de entregar, con los días que lleva esperando.
• El encargo no se pierde: desde el pedido del cliente encargas al proveedor lo que falta, y se suma a la orden de compra que ya tengas abierta con él, que dice para quién es cada pieza y cuánto dejó de anticipo. Al recibirla queda apartada para ese pedido —nadie la vende en el mostrador— y la pantalla te da el aviso listo para mandarle al cliente.
• Órdenes de compra que se mandan de verdad: el PDF sale por correo al proveedor y la vista de pendientes de recibir marca la antigüedad (aviso a los 7 días, urgente a los 15).
• Garantías con el proveedor, con seguimiento: la pieza que regresó el cliente se registra con su serie y su ticket, y se ve si ya se mandó, con qué guía, qué contestó el proveedor —cambio, nota de crédito o rechazo— y a qué cliente se le debe respuesta.
• Comisión por vendedor sobre lo vendido o lo cobrado, y precio de mayoreo para el taller que se lleva la caja completa.
• Depósito por casco: la batería o la marcha llevan su depósito por pieza; el mostrador lo cobra aparte del ticket al venderla —sin mezclarlo con la factura— o lo omite si el cliente dejó la pieza vieja, y cuando regresa con el casco se le devuelve desde la caja, con todo registrado.
• Crédito por cliente con límite, días y crédito disponible real a la vista, más antigüedad de cartera a 30, 60 y 90+ días.
• Factura CFDI 4.0 desde el mismo pedido, validada contra el esquema del SAT antes de gastar el timbre, con complemento de pago cuando la venta fue a plazos.
• Equivalencias y compatibilidad por vehículo: registras los números de parte de cada fabricante —con guion o sin él— y con qué marca, modelo, rango de años y motor va cada pieza. El buscador contesta «traigo este número, ¿qué tienes que le sirva?» y «es un Tsuru 2015 1.6, ¿cuál le entra?», en el punto de venta —tecla F10— y en la captura del pedido.
• Catálogo cruzado por archivo: un CSV con tu clave, el número del otro fabricante y el auto al que le entra —los años como vienen en los catálogos, «1992-2017» o «92-17»—, en tandas de cinco mil renglones; subir el mismo archivo otra vez no duplica nada.
• Punto de venta de mostrador: lector de código de barras, cobro en efectivo, tarjeta o transferencia, ticket impreso, turnos con corte de caja por cajero y factura global de lo que nadie pidió facturar. Sigue cobrando aunque se caiga el internet.
• Número de serie para la garantía: se prende en los artículos donde importa —la herramienta cara, no el tornillo— y cada pieza pide su número al recibirla y al venderla. Buscas la serie y el sistema dice dónde está esa pieza o a quién se le vendió, cuándo y en qué documento; la misma pieza no se vende dos veces. Lo que ya estaba en el anaquel se puede vender registrando su serie ahí mismo, con la autorización de un encargado y en un reporte aparte de «series sin recibo»; cuando tu inventario ya está al día, cierras esa puerta del todo.
• Lotes con caducidad para aceites y químicos.

1. Llega el cliente por una pieza: la buscas en el catálogo y ves su existencia por almacén al momento.
2. Si no la tienes, levantas el pedido igual: el sistema avisa cuánto falta pero no te bloquea la venta, y queda en backorders.
3. Desde el mismo pedido le encargas la pieza al proveedor: entra a su orden de compra, que sale por correo, y la vista de pendientes de recibir te marca si se tarda.
4. Llega la mercancía: la recibes contra la orden, el inventario sube, la pieza queda apartada para su cliente y copias el aviso para mandárselo.
5. Surtes y facturas desde el mismo pedido, sin recapturar nada.
6. El taller paga a los treinta días: registras el cobro, el agente de conciliación lo cruza contra el depósito del banco y, si la factura fue a plazos, te recuerda el complemento de pago.

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