El sistema para tu abarrotera: mucha venta chica, márgenes finos, cero desorden

• La existencia del sistema no es la del anaquel. Como todo se mueve rápido, cualquier salida sin registrar se acumula y para el mes ya no cuadra nada.
• No sabes qué te deja y qué no. Con márgenes de uno o dos pesos por pieza, si no tienes el costo real por producto estás adivinando.
• El proveedor sube el precio y te enteras tarde. Llega la factura, se paga, y nadie compara contra lo que costaba el mes pasado.
• Los clientes de ruta pagan cuando pagan. Si vendes a tienditas o a negocios, la cartera crece y no hay quién la persiga.
• La factura global es un dolor de cabeza. Casi todo se vende al público en general y hay que timbrar el resumen con la periodicidad correcta.

• El inventario se mueve solo con cada venta, cada recibo de mercancía y cada traspaso. No hay una hoja que alguien tenga que acordarse de actualizar.
• Costeo promedio, último costo o PEPS (FIFO), el que de verdad usa tu negocio. La utilidad del reporte financiero sale del costo del kardex, no de un estimado.
• El agente de anomalías revisa cada hora y avisa cuando un costo se sale de lo normal frente a tu propio histórico, antes de que se vuelva costumbre.
• Punto de reorden por artículo y pronóstico nocturno que arma la lista de lo que hay que pedir, para no quedarte sin lo que más rota.
• Promociones 3x2 y 2x1 en el mostrador: por producto o por grupo, con fecha de inicio y fin y, si quieres, solo ciertos días —el 2x1 del martes—; se aplican solas al cobrar y el ticket dice cuál entró. Y precio de mayoreo a partir de cierta cantidad, que cambia en cuanto el cliente llega a las piezas.
• Cartera con antigüedad a 30, 60 y 90+ días y un agente que ordena a quién cobrar primero y redacta el recordatorio; tú apruebas el envío.
• Factura global al público en general con su nodo de información global, la periodicidad que te toque y el receptor genérico que exige el SAT.
• Conciliación bancaria con IA: importas el estado de cuenta en OFX o CSV y el sistema propone qué depósito corresponde a qué factura, con su porcentaje de confianza.
• Punto de venta con lector de código de barras: cobro en efectivo, tarjeta, transferencia o fiado a la cuenta del cliente, ticket impreso, turnos con corte de caja por cajero y factura global de lo que nadie pidió facturar. Sigue cobrando aunque se caiga el internet.
• Báscula sin cables: pesas, la báscula imprime su etiqueta y el lector la cobra, con o sin internet.
• Caducidad por lote: la salida toma primero lo que vence antes y la pantalla avisa lo que está por vencer.
• La caja y la pieza suelta son un solo artículo, con una sola existencia que se convierte sola.
• Fiado desde el mostrador: el cliente conocido se lleva la mercancía con su ticket, la cuenta se carga a su nombre con sus días de crédito y, si se pasa de su límite, el sistema no deja fiarle más.
• Los gastos que pagas con la caja: el gas, la limpieza o el flete que sacas del cajón se registran como salida del turno con su concepto, y cuentan en tu utilidad del mes. El retiro del dueño no se confunde con un gasto.

1. Llega el proveedor: recibes la mercancía contra la orden de compra y el inventario sube solo.
2. Cargas el XML de su factura: se crea la cuenta por pagar con sus partidas e impuestos, y si ya existía el recibo, se le adjunta en vez de duplicarla.
3. Vendes todo el día en el mostrador: cada ticket baja la existencia, y lo que se fía queda en la cuenta del cliente.
4. Al cliente que pide factura se la timbras al momento; el resto del día se acumula para la factura global.
5. Cierras la caja de efectivo, aparte de las cuentas de banco.
6. Al día siguiente el tablero te dice cuánto vendiste contra el mes pasado, quién te debe, qué está bajo de existencia y qué costo se movió raro.

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