El sistema para tu distribuidora: la ruta, el crédito y lo que regresó

• Nadie sabe qué regresó en la camioneta. Salieron cuarenta cajas, se entregaron treinta y tres, y las otras siete aparecen —o no— al día siguiente.
• El pedido que no se entregó se pierde. El cliente no estaba, el repartidor lo trae de vuelta, y si nadie lo anota nunca vuelve a salir.
• La cartera crece sin que nadie la persiga. Cada tiendita debe poco, pero son ochenta, y el repartidor cobra lo que puede.
• El depósito del banco no se parece a ninguna factura. Llegan pagos juntos, incompletos o de un cliente que pagó por otro, y conciliar es una tarde entera.
• Facturar es capturar dos veces: primero la nota de remisión, luego todo otra vez para timbrar el CFDI del cliente que sí lo pide.

• Hoja de ruta del día en Embarques: quién lleva qué, en qué orden y si llegó. Lo que no se entregó regresa solo a la lista de mañana, con su motivo obligatorio.
• Pantalla hecha para el teléfono: quien marca las entregas está de pie, al regreso de la camioneta. Tarjetas grandes, un botón por acción, y se puede agregar a la pantalla de inicio del celular como aplicación.
• Preventa en la calle, sin señal: el vendedor levanta el pedido en la tiendita desde el teléfono. Baja su ruta con wifi antes de salir —productos, precios y clientes quedan en el equipo— y captura aunque no haya red; los pedidos se mandan solos cuando vuelve la señal. Lo levantado aparta la mercancía, así que el almacén carga la camioneta con lo que de verdad hay.
• Pedidos con avance: cada uno muestra cuánto llevas surtido y cuánto facturado, y lo confirmado que sigue pendiente aparece con los días que lleva esperando.
• Existencia real por almacén —bodega y camioneta pueden ser lugares separados—, con transferencias entre ellos, punto de reorden y kardex por clave.
• Crédito por cliente con límite, días y crédito disponible real, más antigüedad de cartera a 30, 60 y 90+ días.
• Agente de cobranza: ordena a quién cobrar primero —arriba quien lleva más tiempo sin que nadie lo busque— y redacta el recordatorio para que tú lo apruebes.
• Agente de conciliación bancaria: importas el estado de cuenta en OFX o CSV y cruza cada movimiento contra su factura o su cobro; las reglas que le enseñas las aplica solo la próxima vez.
• Lo que regresó en la camioneta queda anotado: al cerrar cada entrega se marca qué renglones y cuántas piezas no se quedaron y por qué, y queda a la vista hasta que alguien lo acomoda con su devolución o su nota de crédito.
• Comisión del preventista sobre lo vendido o lo cobrado, en un reporte por periodo.
• Devoluciones que reponen inventario y notas de crédito por partida, que devuelven solo los renglones que se regresaron, no la factura entera.
• Factura CFDI 4.0 desde el mismo pedido, validada contra el esquema del SAT antes de gastar el timbre, con complemento de pago para lo que se cobró a plazos.
• Caducidad por lote: cada entrada registra su lote con su fecha, las salidas se surten por lo que vence primero —no por costo—, el sistema avisa de lo que está por vencer y un lote completo se retira cuando el proveedor lo pide.
• Se cobra lo que pesó: se pidieron 20 kg de queso y se entregaron 19.4; el repartidor anota el peso real en la parada, el pedido se cobra por lo entregado y lo que se surtió de más regresa al almacén.
• Cadena de frío: cada producto lleva su rango de temperatura y se anota la lectura al recibir, al salir la ruta, en la entrega y en la cámara. Lo que se sale del rango queda marcado con lo que se hizo, y la pantalla dice qué recibo o qué ruta no tiene su lectura.
• El caducado que regresa la tiendita, aparte de la merma: lo que el cliente devuelve días después no vuelve a lo que se vende; se le da su nota de crédito si se le reconoce y espera el canje con el proveedor. Lo que el proveedor no reconoce es merma, y el reporte la suma al costo.
• Listas de precios por tipo de cliente, mayoreo contra menudeo, que se aplican solas sin capturar el descuento cada vez.
• Presentaciones con factor de conversión: la caja de doce y la pieza suelta son el mismo artículo, con la existencia en una sola cuenta.
• Ruta acomodada por zona con un botón: agrupa las entregas que quedan cerca y respeta las que ya se marcaron.
• Lo cobrado en la ruta se cuadra: cada entrega guarda lo que se cobró y cómo, y al volver se compara con lo que el repartidor pone sobre la mesa; si falta o sobra, se anota el motivo. Lo cobrado por transferencia o cheque también baja la factura y se enlaza al depósito cuando llega al banco. Una liquidación mal capturada se cancela y se vuelve a contar.
• Número de serie por pieza, para lo que lo necesite: se prende por artículo.

1. El preventista levanta los pedidos en las tienditas, desde el teléfono y sin depender de la señal; la mercancía queda apartada para cada cliente en cuanto llegan al sistema.
2. Almacén arma la hoja de ruta con el orden de las entregas y quién la lleva.
3. La camioneta sale: cada entrega se marca desde el celular conforme se hace.
4. La tiendita que no abrió queda con su motivo y el pedido regresa a la lista del día siguiente, sin que nadie tenga que acordarse.
5. Al regreso se registra el surtido de lo entregado: baja el inventario y se timbra el CFDI de quien pidió factura.
6. Al liquidar la ruta, lo cobrado baja las facturas de cada cliente: el efectivo entra a la caja y lo pagado por transferencia o cheque se enlaza a su depósito cuando aparece en el banco, sin cobrarlo dos veces.

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