El sistema para tu óptica: el armazón, el trabajo y la entrega

• «¿Ya llegaron mis lentes?» El cliente llama y nadie sabe si el trabajo sigue en el laboratorio, ya regresó o está en el cajón.
• El anticipo en un talonario que no cuadra con lo que hay en la caja al final del día.
• El armazón que se vendió dos veces, porque el que estaba apartado para un trabajo seguía en la vitrina.
• La cita del examen encimada cuando hay más de un optometrista y una sola libreta.
• No se sabe qué deja cada trabajo, porque el armazón y el lente se cobran juntos y el costo del laboratorio se lleva aparte.

• La receta con sus campos: esfera, cilindro, eje, adición, distancia interpupilar y altura por ojo, con sus rangos validados, dentro de la orden de servicio. Para el siguiente par se copia la anterior y se corrige lo que cambió.
• El laboratorio, ligado a la orden: lo que le pagas por cada par queda colgado de su orden con la fecha que prometió, así que la utilidad de cada trabajo sale sola y la orden no se entrega mientras el lente siga afuera.
• La receta para el laboratorio, en PDF: la graduación sale tal como se capturó, en su tabla, con el formato de indicaciones de cada laboratorio que trabajas. Se acaba el copiarla a mano.
• Armazones con variantes: el mismo modelo en varios colores y medidas, cada uno con su existencia, en una matriz que los enseña todos juntos, con etiquetas de código de barras desde la ficha.
• El lente es un artículo de servicio: entra al mismo ticket que el armazón, no toca el inventario y se factura con su clave del SAT.
• Orden de trabajo con estados: cada trabajo pasa por recepción, diagnóstico, autorizado, en proceso, terminado y facturado. La pregunta «¿ya llegaron?» se contesta mirando la pantalla, no buscando en el cajón.
• Ficha del cliente y de su trabajo: qué se recibió, sus señas y sus notas, ligada a su dueño, con el historial de todo lo que se le ha hecho.
• Presupuesto autorizado a distancia: el cliente abre un enlace en su teléfono, ve lo que se le va a hacer y cuánto cuesta, y autoriza con su nombre. El total se congela al pedirlo: si el presupuesto cambia, el enlace deja de servir.
• Anticipo al levantar el pedido con su método y su cuenta, asentado el mismo día y convertido en cobro al facturar, con recibo en PDF para el cliente.
• Agenda por persona para el examen de la vista: cada cita lleva a quién atiende y el sistema no deja encimar dos con la misma persona; del servicio sale su duración.
• Comisión de quien atiende: el renglón de servicio lleva a quién se le paga y su porcentaje, congelado al cobrar, con su reporte por quincena.
• La mercancía queda apartada al confirmar: el armazón que se va a montar deja de estar disponible para otra venta.
• Garantía con vigencia: los meses que cubre cada artículo se capturan en su ficha y el sistema dice la fecha exacta en que vence, contada desde la venta.
• Cotización con folio para el cliente que se va a comparar precios, con su vigencia.
• Factura global al público en general con su periodicidad y el receptor genérico del SAT; al cliente que la pide se la timbras al momento con CFDI 4.0.

1. Agendas el examen con el optometrista que lo va a hacer; la agenda no deja encimarlo con otro.
2. El cliente elige armazón: queda apartado en cuanto se confirma el pedido.
3. Levantas el trabajo con el armazón y el lente, y capturas la graduación en su receta, con sus campos.
4. Si el trabajo se encarece, le mandas el presupuesto a su teléfono y él autoriza con su nombre.
5. Recibe el anticipo, se asienta en la caja y el cliente se va con su recibo.
6. Cuando regresa el trabajo, la orden pasa a terminada; al entregar se cobra el resto y se factura.

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