Para tu giro
El sistema para tu gimnasio: quién pagó, quién no y desde cuándo
Doscientas mensualidades que vencen en días distintos. Un sistema que las genera solo y te dice a quién hay que cobrarle.
Un gimnasio o una escuela particular no venden productos: venden un mes. El problema es que doscientas personas pagan doscientos días distintos, y la cobranza se lleva en una libreta o en una hoja que nadie actualiza. Aquí cada mensualidad se vuelve una cuenta por cobrar, y la cartera de siempre contesta quién debe.
Lo que se rompe primero en un gimnasio
- Nadie sabe quién no ha pagado. Se cobra cuando alguien se acuerda, y el que no viene tampoco paga.
- Las mensualidades se capturan a mano, una por una, cada mes.
- Se cobra dos veces el mismo mes cuando dos personas capturan lo mismo.
- La venta de suplementos y bebidas no se lleva como inventario, y el faltante aparece hasta el conteo.
- La factura del mes se hace de memoria.
Cómo lo resuelve ERPCauce
Todos los módulos vienen incluidos desde el plan gratuito; no se compra nada por separado.
- Mensualidad por socio: das de alta su importe, cada cuándo se cobra y su día de pago; cada periodo se vuelve una cuenta por cobrar con su vencimiento.
- Vista previa antes de generar: ves a quién le va a tocar y por cuánto antes de que se cree un solo cargo.
- No se cobra dos veces el mismo periodo, aunque se genere dos veces el mismo día: cada mes queda amarrado a su cargo.
- La cartera de siempre contesta quién debe, con antigüedad de lo vencido a 30, 60 y 90+ días y bloqueo del que ya se pasó.
- Los meses que nadie generó salen juntos: si el negocio no los creó en tres meses, aparecen los tres, sin adelantar el futuro.
- Venta de suplementos, bebidas y ropa con punto de venta, inventario y punto de reorden.
- Clases o entrenamientos con cita y su entrenador, con la agenda que no deja empalmar a la misma persona.
- Comisión del entrenador por el servicio que da, con su reporte por periodo.
- Factura global del mostrador y CFDI 4.0 al momento para quien la pide.
- Control de acceso en el mostrador: cada socio lleva su credencial con código de barras; al pasarla por el lector, la pantalla dice si puede pasar según su membresía y si va al corriente, y deja registro de quién entró y a quién se le negó.
- Gastos de operación —renta, luz, sueldos— para saber lo que de verdad quedó del mes, no solo la utilidad bruta.
Un mes en el gimnasio, paso a paso
Del socio que se inscribe al corte del mes:
- Se inscribe un socio: das de alta su mensualidad con su importe y su día de pago.
- El primero de mes generas los cargos: antes de crearlos ves la lista de a quién le toca.
- Cada mensualidad queda como cuenta por cobrar con su vencimiento.
- Quien paga se registra en su cuenta; quien no, aparece en la cartera vencida.
- En el mostrador se venden proteínas y bebidas, que salen del inventario.
- Al cierre del mes, el reporte financiero dice lo que entró, lo que se gastó y lo que quedó.
Lo que ERPCauce no hace, dicho de frente
No cobra tarjetas ni domicilia el pago. Lo que hace es generar la cuenta por cobrar; el cobro lo haces tú, como siempre.
No abre la puerta. No hay torniquete ni huella: la credencial se lee en el mostrador y el sistema dice si la persona puede pasar, pero dejarla entrar sigue siendo de quien está en la recepción.
No lleva rutinas ni medidas de los socios.
No manda recordatorios de pago solos. La cartera dice quién debe; el mensaje lo mandas tú.
Y no lleva contabilidad ni nómina: emitimos los CFDI —facturas, notas de crédito, complementos de pago y factura global— y tu contador los usa en su propio sistema.
Preguntas de este giro
Cada mensualidad se vuelve una cuenta por cobrar con su vencimiento, así que la cartera de siempre lo contesta: quién debe, desde cuándo y con qué antigüedad —30, 60 y 90+ días—.
Se generan cuando tú lo pides, y antes ves la lista de a quién le va a tocar y por cuánto. Correrlo dos veces no cobra dos veces el mismo periodo, y si no lo corriste en tres meses, salen los tres.
Sí: cada cobro recurrente puede ser mensual, quincenal, semanal o anual, con su día de pago cuando aplica.
Sí. El mostrador vende con lector, corte de caja por turno y factura global de lo que nadie pidió facturar; los suplementos se llevan como cualquier inventario, con su punto de reorden.
Cero. El plan gratuito es permanente: 3 usuarios, 500 artículos, 2 almacenes y 50 facturas al mes, sin tarjeta. El plan Negocio cuesta $859 MXN + IVA al mes con 3,000 artículos, y el Profesional $1,259 con 15 usuarios y 10,000. Los topes están en precios.
La página de estéticas cuenta la agenda por persona y la comisión de quien atiende, que aquí sirven igual para las clases con entrenador.
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