El sistema para tu taller: la refacción, la cotización y el cobro

• La refacción sale del anaquel y nadie la anota. Se instala, el auto se entrega, y el descuento del inventario queda para "cuando haya tiempo".
• Cotizas de memoria. El precio de la pieza subió en la última compra y la cotización salió con el de hace tres meses; la diferencia te la comes tú.
• El cliente aprueba por WhatsApp y ahí se queda. No hay rastro de qué se autorizó ni cuándo, y a la hora de facturar se recaptura todo.
• Las flotillas y las aseguradoras pagan tarde. La cuenta crece, se paga a medias y nadie lleva la antigüedad real de lo vencido.
• Facturar es capturar dos veces: primero la nota del taller, luego todo otra vez para timbrar.

• Refacciones con existencia real por almacén —mostrador y bodega pueden ser lugares separados—, con punto de reorden por clave y el semáforo a la vista.
• Orden de servicio por vehículo que pasa por recepción, diagnóstico, autorización del cliente y reparación, y termina en la factura sin recapturar un renglón: queda el rastro de qué se revisó, qué se autorizó y qué se cobró.
• Refacciones y mano de obra en la misma orden: la pieza se descuenta del almacén al montarla, y cada renglón de mano de obra lleva su mecánico, sus horas, su tarifa y su comisión.
• El cliente autoriza desde su teléfono: le mandas por WhatsApp un enlace con el presupuesto y él lo autoriza o lo rechaza ahí mismo, con su nombre; si el presupuesto cambia después, ese enlace deja de servir y se manda uno nuevo.
• Aviso del próximo servicio: cada trabajo dice cada cuántos kilómetros o meses se repite; al facturar la orden queda programado y la pantalla te lista a quién le toca, con el mensaje listo para mandar.
• Siniestros con aseguradora: capturas la aseguradora, el número de siniestro y el deducible, y al facturar salen dos comprobantes —el deducible al dueño y el resto a la aseguradora con el mismo desglose de refacciones y mano de obra— que suman la orden al centavo.
• Kardex por refacción: cada entrada y salida con su costo y su referencia. Cuando el conteo no cuadra, ahí está el movimiento exacto.
• Órdenes de compra que se mandan de verdad: el PDF sale por correo al proveedor y la vista de pendientes de recibir marca la antigüedad (aviso a los 7 días, urgente a los 15).
• Crédito por cliente con límite, días y crédito disponible real, más antigüedad de cartera a 30, 60 y 90+ días para las flotillas.
• Factura CFDI 4.0 desde el mismo pedido, validada contra el esquema del SAT antes de gastar el timbre, con complemento de pago cuando el trabajo se cobró a plazos.
• Factura global para todo el particular que se llevó su auto sin pedir factura.
• Agenda de citas y bahías: das de alta la rampa y la fosa y agendas por día y hora; el sistema no deja encimar dos autos en la misma bahía y dice cuánto tiene apalabrado cada una. La cita se toma por teléfono sin dar de alta el auto.
• Hoja de recepción impresa en dos tantos, con el kilometraje, el combustible, los daños con los que entró y el espacio para las dos firmas: el papel que evita el pleito de «ya venía rayado».
• Fotos del auto en la orden: desde el teléfono tomas hasta doce fotos al recibirlo o durante el trabajo, y se quedan con la orden junto a la hoja de recepción.
• Ficha del auto con su historial: placas, VIN, marca, modelo, año y kilometraje, con todo lo que se le ha hecho; el reporte de producción dice cuánto puso cada mecánico en el periodo.
• Catálogo de mecánicos y de trabajos: eliges «Afinación mayor» y el renglón sale con sus horas y su precio, sin teclearlos.
• Paquetes con precio cerrado: «Afinación mayor, $2,800» lleva sus refacciones y sus horas; lo aplicas a la orden y cada pieza sale del almacén, las horas van al mecánico y la orden suma exacto el precio del paquete.
• La refacción que falta, pedida desde la orden: la orden queda «esperando refacción» y no se da por terminada mientras tanto; cuando la pieza llega del proveedor, se monta sola en la orden con el precio que le diste al cliente.
• Equivalencias y compatibilidad por vehículo, con el catálogo cruzado subido por archivo CSV en vez de capturarse pieza por pieza.
• Número de serie para la garantía: se prende en los artículos donde importa —la herramienta cara, no el tornillo— y cada pieza pide su número al recibirla y al venderla. Buscas la serie y el sistema dice dónde está esa pieza o a quién se le vendió, cuándo y en qué documento; la misma pieza no se vende dos veces. Lo que ya estaba en el anaquel se puede vender registrando su serie ahí mismo, con la autorización de un encargado y en un reporte aparte de «series sin recibo»; cuando tu inventario ya está al día, cierras esa puerta del todo.

1. Llega el auto —con cita o sin ella— y lo recibes: el kilometraje, el combustible y los daños con los que entró quedan en la hoja de recepción, que se firma en dos tantos.
2. Diagnosticas en la orden de servicio: las refacciones salen del catálogo con su precio vigente y la mano de obra con la tarifa del trabajo y el mecánico que lo hace.
3. El cliente autoriza: la orden no pasa a reparación sin ese paso, y queda registrado.
4. Montas las refacciones: cada pieza se descuenta del almacén en ese momento. Si falta una, la pides al proveedor desde la misma orden: el auto queda esperando refacción y, cuando llega, la pieza se monta sola.
5. Entregas el auto y facturas desde la orden: refacciones y mano de obra en el mismo CFDI 4.0, sin recapturar nada.
6. La flotilla paga a los treinta: registras el cobro, el agente de conciliación lo cruza contra el depósito del banco y, si la factura fue a plazos, te recuerda el complemento de pago.

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