Módulos
Compras: de la orden al proveedor hasta la mercancía en tu almacén
Órdenes de compra que de verdad se mandan, recepción con antigüedad marcada y devoluciones que no se pierden en el camino.
Una orden de compra que solo vive en un PDF suelto se pierde en el correo. Aquí la orden se manda de verdad, se le da seguimiento a cuánto ha llegado, y cuando algo no cuadra —lo que se recibió no fue todo, o hay que devolver algo— queda registrado sin adivinar.
Qué puedes hacer en Compras
- Una orden pasa por borrador → enviada → recibida; "Enviar al proveedor" genera el PDF y lo manda por correo de verdad.
- Resurtir lo que está bajo: lo que ya llegó a su punto de reorden sale agrupado por proveedor, con la cantidad propuesta, el último costo y lo que ya viene en camino descontado, listo para volverse orden de compra.
- Vista de Pendientes de recibir con antigüedad marcada (aviso a los 7 días, urgente a los 15) y cuánto llevas recibido de cada orden.
- "Cerrar con lo recibido" declara que el proveedor ya no completará el envío, sin inventar un recibo que nunca llegó.
- Devolver mercancía a un proveedor solo aparece si ya recibiste algo, y genera su nota de crédito de cuentas por pagar automáticamente.
- Desde la misma orden puedes cargar el CFDI del proveedor o capturar la factura a mano, y queda ligada a esa orden.
- Un proveedor con órdenes o facturas ya registradas no se puede eliminar por error.
- Autorización por monto: si la orden llega al monto que definiste en Configuración, no se envía sin la firma de un administrador; vacío deja todo como antes.
Se conecta directo con Inventario, Pagos y Facturación CFDI: ningún dato se vuelve a capturar dos veces entre módulos.
De la orden al pago del proveedor
Comprar bien no es solo pedir: es saber qué falta por llegar y que la factura del proveedor cuadre con lo que recibiste.
- Levantas la orden de compra en borrador y la revisas.
- «Enviar al proveedor» genera el PDF y lo manda por correo de verdad. La orden pasa a enviada.
- En Pendientes de recibir ves qué no ha llegado, con la antigüedad marcada: aviso a los 7 días, urgente a los 15.
- Recibes la mercancía contra la orden: el inventario sube y el avance de la orden se actualiza. Si el proveedor ya no va a completar el envío, «Cerrar con lo recibido» lo declara sin inventar un recibo que nunca llegó.
- Cargas el XML del CFDI del proveedor: el sistema crea proveedor, partidas, impuestos y la cuenta por pagar, y la liga a esa orden. Si ya existía una cuenta por pagar del recibo, le adjunta el XML en vez de duplicarla.
Si hay que devolver mercancía, la opción solo aparece cuando ya recibiste algo, y genera su nota de crédito de cuentas por pagar automáticamente.
Qué necesitas para comprar con orden
El módulo empieza a rendir en cuanto tienes lo mínimo:
- Tus proveedores con su RFC, para que el XML de su factura los reconozca en vez de crear uno nuevo.
- Un correo del proveedor, si quieres que la orden se le mande de verdad y no quede en un PDF suelto.
- El XML de sus facturas, no el PDF: es el archivo con validez fiscal y del que se saca todo automáticamente.
- Un almacén donde recibir. Tu cuenta ya nace con el almacén principal listo.
Recibir contra la orden es lo que mantiene el inventario vivo: lo que entra sube existencia y actualiza el costo según el método que hayas elegido. Puedes ver ese efecto en el módulo de inventario, y por qué un kárdex que se captura aparte ya no alcanza en inventario en tiempo real.
Preguntas frecuentes de Compras
Lee el XML del CFDI, que es el archivo con validez fiscal, y de ahí saca RFC, folio, UUID, partidas e impuestos. No lee fotos ni PDF escaneados: si tu proveedor solo te manda el PDF, pídele el XML, que está obligado a dártelo.
No se duplica. El UUID lo asigna el SAT y es único, así que el sistema detecta que ese comprobante ya está registrado y te dice con qué folio.
Sí, si prefieres o si todavía no tienes el XML. Se captura desde la misma orden y queda ligada a ella.
Solo si no tiene órdenes ni facturas registradas. Con movimientos de por medio no se elimina, para no dejar documentos sin su contraparte.
Compra sin perder el rastro de nada
Órdenes que se mandan de verdad, recepción con antigüedad y devoluciones registradas.
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