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Configuración: tu empresa, tus reglas del negocio

Datos fiscales, sellos digitales, método de costeo y reglas de negocio que se activan cuando tú decides, no antes.

Pantalla de configuración de ERPCauce: datos fiscales de la empresa para facturación CFDI y uso del plan contra sus límites.
Captura real del sistema con datos de una empresa de prueba.

Aquí viven las decisiones que definen cómo trabaja todo el sistema: desde el RFC que sale en cada factura hasta si se puede facturar un pedido que no se ha entregado por completo. Nada se activa solo; cada regla la prendes tú.

Qué puedes hacer en Configuración

  • Los datos fiscales de tu empresa —RFC, régimen, código postal, zona horaria— son los que salen en cada CFDI que timbras.
  • Eliges el método de costeo de todo tu inventario: promedio ponderado, último costo o PEPS (FIFO).
  • El interruptor "Exigir surtido antes de facturar" no solo avisa: si lo activas, bloquea de verdad facturar un pedido con mercancía sin entregar.
  • Automatiza la emisión del complemento de pago (REP) cada vez que registras un cobro de una factura a plazos.
  • Configura tu proveedor de timbrado (sandbox o un PAC real) y sube tus sellos digitales (CSD), con aviso si están por vencer o ya vencieron.
  • Usuarios por invitación de correo, con roles, y la seguridad de que nunca te puedes quedar sin al menos un administrador.
  • Tu giro: eliges tu giro principal y los que le sumes —la ferretería que también tiene taller, la papelería que también reparte— y antes de aplicar ves qué se prende, qué se apaga y cuántos registros quedarían ocultos, con la lista de lo que conviene revisar después. De ahí sale también «Cómo trabaja tu negocio»: los procesos de tu giro paso a paso, cada uno con su liga a la pantalla donde se hace.
  • Funcionalidades que se prenden o se apagan para toda la empresa, en dos partes: los módulos —punto de venta, preventa, inventario, compras, por pagar, bancos, taller, embarques—, que al apagarse desaparecen del menú de todos; y lo que se captura de cada artículo —número de serie, lotes y caducidad, presentaciones, listas de precios y mayoreo, tallas y colores, números de parte, marca, modelo y año—, que al apagarse sale de la ficha sin borrar lo ya capturado.
  • Catálogos propios (grupos de artículos y de clientes, listas de precios, almacenes y vendedores con su comisión) y catálogos del SAT listos para consultar sin buscarlos en otro lado.
  • Reserva en línea: prendes "Dejar que el cliente pida su cita en línea", defines horario y anticipación, y compartes tu liga /reservar/tu-negocio con el botón Copiar liga.
  • Monto desde el que una compra necesita autorización: vacío deja todo como antes, nadie necesita firma.

Se conecta directo con Facturación CFDI, Inventario y Ventas: ningún dato se vuelve a capturar dos veces entre módulos.

Tu giro y tus módulos

Aquí le dices al sistema de qué es tu negocio: tu giro principal y, si vendes de otro, hasta cinco giros más. Con eso se prende lo que esos giros usan y se apaga lo que no; antes de aplicar ves qué se prende y qué se oculta del menú, y nada se borra.

Después cada función tiene su propio interruptor, en tres grupos: los módulos del menú (punto de venta, preventa, inventario, compras, por pagar, bancos, órdenes de servicio y agenda, embarques), lo que va en la ficha del artículo (número de serie, lotes y caducidad, presentaciones, listas de precios, tallas y colores, números de parte, marca-modelo-año) y los especiales del giro (cobros recurrentes, rentas, tienda en línea, envases, producción, medicamentos controlados, vacunas, compra de oro y más). Cada especial te dice a qué giros suele servir, para que lo apagues sin miedo si no es tu caso.

Con lo que dejas prendido, la pantalla «Cómo trabaja tu negocio» te arma tus procesos paso a paso, con el enlace a la pantalla donde se hace cada uno, y la guía de primeros pasos se ajusta a tu giro.

Lo que se configura una vez y define todo lo demás

Casi nada aquí se toca dos veces, pero lo que pongas define cómo se comporta el sistema completo.

  1. Datos fiscales: RFC, régimen, código postal y zona horaria. Salen en cada CFDI que timbras, y la zona horaria importa porque el comprobante lleva la hora local del emisor y el SAT rechaza los adelantados.
  2. Método de costeo: promedio ponderado, último costo o PEPS (FIFO). Con eso se valúan todas las salidas por venta, así que el sistema te pide confirmarlo cuando lo cambias; y si te pasas a PEPS (FIFO), acomoda solo el costo del inventario que ya tenías para que puedas seguir facturando desde el primer minuto.
  3. Las reglas de operación: si se exige surtido antes de facturar (bloquea de verdad, no solo avisa) y si el complemento de pago se emite solo al registrar un cobro y, si repartes, si un embarque con dinero cobrado se puede cerrar sin liquidar.
  4. Timbrado: eliges ambiente de pruebas o un PAC real y subes tus sellos digitales. El sistema te avisa si están por vencer o ya vencieron.
  5. Usuarios: invitas por correo, con un rol por área, y el sistema no te deja quedarte sin ningún administrador.

Los catálogos propios —grupos de artículos y de clientes, listas de precios, almacenes, vendedores— y los del SAT que necesitas para facturar viven también aquí, para no buscarlos en otro lado.

El orden recomendado para configurar

No hace falta llenar todo el primer día. Este es el orden que menos fricción causa:

  • Primero opera. Da de alta un producto, un cliente y haz una venta: así ves el sistema funcionando antes de meterte a lo fiscal.
  • Luego los datos fiscales —RFC, régimen, código postal, zona horaria— cuando ya sepas que vas a facturar aquí.
  • Después el método de costeo, antes de que tengas volumen: cambiarlo con historia ya cargada tiene consecuencias en tus reportes.
  • Al final el timbrado y los usuarios: los sellos cuando los tengas a la mano, y las invitaciones cuando sepas quién hace qué.

La guía de primeros pasos de Inicio, armada según tu giro, te va marcando estos pasos y desaparece sola cuando terminas. Si vienes de otro sistema, el checklist de migración te dice qué llevarte y en qué orden.

Preguntas frecuentes de Configuración

Configura tu empresa en su propio ritmo

El sistema te va guiando con una guía de primeros pasos según tu giro; nada se activa sin que tú lo decidas.

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